Sales-Mitarbeiter, die Zeit für das Wesentliche haben, verkaufen besser.
Teams, die Werkzeuge haben um zu erkennen, welcher Interessent wirklich aussichtsreich ist und zu Ihrem Leistungs-Portfolio passt, können ihre Energie in die richtigen Verkaufsaktivitäten stecken.
Die meisten Mitarbeiter in vertrieblichen Positionen sprechen gern mit Kunden, erarbeiten gern perfekte Lösungen, befassen sich gern mit den wirklichen Anforderungen ihrer Kunden und Interessenten. Lesen Sie dazu meinen Blogbeitrag https://www.bvl.de/blog/consultative-selling-professional/
Was Vertriebler nicht gern machen und was sie Energie kostet, ist das Dokumentieren ihrer Aktivitäten. Viele denken sicher manchmal: „Ich würde jetzt lieber den nächsten Kunden anrufen als dieses Potential und diesen Gesprächsbericht bearbeiten.“
Warum macht ein Unternehmen mehr Umsatz, wenn Vertriebsmitarbeiter „glücklich“ sind?
Vertriebler brauchen Tools um organisatorische Aufgaben leicht und intuitiv zu erledigen und alle Informationen schnell zu finden.
Wenn es einfach ist, sind Vertriebsmitarbeiter motiviert, 5 Minuten zu investieren für die Dokumentation, bevor sie sich der nächsten Opportunity zuwenden. Ein erfolgreiches CRM muss es ermöglichen, die wichtigsten Informationen innerhalb kürzester Zeit einzugeben.
Wir werden oft gefragt, wie sich die Investitionen und dauerhaften Zahlungen in ein CRM letztlich rechnen. Wir berichten, dass Unternehmen, die wirklich intensiv ihre Kundenprozesse strukturieren und mit einem professionellen B2B-CRM arbeiten, zweistellige Wachstumsraten zu verzeichnen haben. Und dann bitten wir unsere Gesprächspartner, sich nur einmal ein Umsatzwachstum von 5% vorzustellen, oder von nur 1%. Damit ist ein CRM-Projekt eigentlich immer leicht bezahlt.
Wie können optimale Prozesse und ein gutes CRM-Tool dazu beitragen?
Ein Blick in den Arbeitstag einer gut organisierten Außendienstlerin:
Stellen wir uns den Tag einer Außendienstlerin vor, nennen wir sie Vera. Am Abend vor einem Kundenbesuch sucht Vera sich alle Informationen über diesen Kunden zusammen.
Die Kontakt-Historie des Kunden, frühere Angebote, Bestellungen, Beschwerden, Termine, Gesprächsberichte. Findet sie alles leicht und strukturiert an einem Ort? Braucht sie dafür nur 10-30 Minuten? Dann ist sie zufrieden und kann sich weitere 20-30 Minuten mit den Potentialen und ihrer Verkaufs-Strategie befassen, Verkaufsdokumente zusammenstellen, die Fahrtroute planen etc. Gut vorbereitet geht Vera in ihren Feierabend, schläft entspannt und geht gut motiviert in ihren neuen Arbeitstag. Im Gespräch hat sie alle wichtigen Informationen parat, kennt genau die Schmerzpunkte des Kunden und hat schon Lösungen vorbereitet. Sie macht einen kompetenten Eindruck und kann den Kunden überzeugen, weitere Geschäfte abzuschließen. Sie kann direkt im Termin die benötigten Unterlagen versenden und noch am selben Tag verschickt ihr Innendienst perfekt passende Angebote für die neuen Leistungen.
Nach dem Termin setzt Vera sich in ein Café oder in die Bahn und diktiert kurz die wichtigsten Ergebnisse des Kundentermins. Alle Kolleginnen und Kollegen können noch am selben Tag nachlesen, wie es gelaufen ist. Noch in der Bahn aktualisiert Vera mit wenigen Klicks ihre Potentiale für diesen Kunden und hat dann noch Zeit, den nächsten Tag vorzubereiten und alle Informationen dafür zu sammeln. Die Daten findet sie alle – auch online – in ihrem CRM.
Zeit für das Wesentliche: Verstehen, was Ihre Kunden brauchen und eine ideale Lösung anbieten.
Klingt für Sie ganz normal? In den meisten Unternehmen ist es aber so, dass die Außendienstler an verschiedensten Stellen, auf Netzlaufwerken, in Aktenordnern, in ihrem Outlook oder durch Rückfrage bei Kollegen mühsam die Informationen zusammensuchen müssen. Und oft ist es nach einem Termin noch so, dass sehr viel Zeit für das Dokumentieren des Gesprächs aufgewendet werden muss. Aufwändig muss die Vertriebs-Pipeline manuell angepasst werden und oft unterbleibt das aus Zeitmangel, sodass vor dem nächsten Sales Review viele Stunden Arbeit geleistet werden müssen, um aktuelle Auswertungen zur Verfügung stellen zu können.
Mit einem gut strukturierten und in die IT-Landschaft integrierten CRM muss das nicht so sein, wenn es ideal genutzt wird.
Und so werden auch Verkaufsleiter zu glücklichen Mitarbeitern:
Schauen wir uns jetzt einmal die Chefin von Vera an, die Verkaufsleiterin Charlotte. Charlotte möchte von jedem ihrer Mitarbeiter wöchentlich Reports haben, welche Kunden besucht wurden, was die Ergebnisse waren, was für Angebote abgegeben wurden und welche Neukunden gewonnen werden konnten.
Kann Charlotte diese Information unkompliziert aus dem CRM ablesen?
Oder müssen die Mitarbeiter manuell in Form einer Excel-Liste jede Woche ihre Ergebnisse noch einmal erfassen?
Das ganze Team ist sicher zufriedener und kann sich auf die wirklich wichtigen Dinge konzentrieren, wenn diese Reports keinerlei manuelle Arbeit mehr erfordern, soweit die Termine, Gesprächsberichte, Potentiale mit Verkaufsstufen und Zielkunden-Qualifikationen sauber gefüllt werden.
Wenn Charlotte diese Informationen leicht und schnell abrufen kann, hat sie die Sicherheit, dass ihr Team auf der richtigen Spur ist. Sie kann sich der Verkaufs-Strategie widmen:
- Welche der Bestandskunden könnten noch ausgebaut werden.
- Wo besteht die Gefahr eines Absprungs?
- Welche der Potentiale und Zielkunden im CRM passen zum eigenen Portfolio und sind die Vertriebler auf dem richtigen Weg, genau diese Schätze zu heben?
- Wird Zeit in Gespräche investiert, die eine sehr geringe Erfolgschance haben oder die nur einen geringen Umsatz versprechen?
- Können wir gegensteuern und die Verkaufsmitarbeiter auf die richtige Strategie hinweisen?
Integration zwischen allen IT-Systemen bringt Transparenz
Wenn es Verbindungen zwischen operativen Daten und CRM-Daten gibt, kann die Vertriebsleiterin prüfen, ob neue Produkte bereits gut laufen und das mit den Potentialen für das nächste Quartal abgleichen. Sie kann ihre Verkaufsmitarbeiterinnen anweisen, in den nächsten Kundengesprächen zielgerichtet aussichtsreiche Leistungen vorzustellen.
Raus aus den Silos für Vertrieb und Marketing
Wenn Vertrieb und Marketing sich eine CRM-Datenbank teilen, kann Charlotte auch noch die Marketing-Aktivitäten sehen und in die richtige Richtung steuern.
Hat das Marketing durch die letzte Kampagne wirklich interessante Leads identifiziert? Welche Mitarbeiterin soll sich um die weitere Qualifizierung kümmern?
Welche Kunden sollen bei der nächsten Veranstaltung eingeladen werden und welche Interessenten könnte man von der jetzigen Qualifikation durch ein Mailing näher an die Conversion heranführen?
Visualisierungen für schnelle Einblicke
Für die Geschäftsleitung gibt es aussagekräftige Management- und Kunden-Dashboards, sodass viele Fragen, deren Beantwortung in der Vergangenheit viel Zeit in Anspruch nahm, auf einen Blick beantwortet werden, denn eine Visualisierung ist viel schneller erfasst als ein Haufen von Tabellen und Folien.
Zielgespräche leicht gemacht
Als Grundlage für Zielgespräche mit den Mitarbeitern gibt es Performance Dashboards, sodass niemand im Vorfeld viel Zeit mit der Zusammenstellung der Daten verbringen muss. So kann man sich auch hier auf das Wichtige konzentrieren: Die Motivation der Mitarbeiterin, die zielgerichtete Vertriebs-Steuerung auf die vom Management gesetzten Ziele hin.
Optimierte Prozesse steigern auf jeder Hierarchie-Ebene die Effizienz
Ein optimal in die Prozess-Landschaft eingebundenes CRM spart somit viele Stunden pro Woche für alle Hierarchiestufen. Die Pflege der Daten ist einfach und intuitiv, auch mobil erfassbar und mit Unterstützung der Diktier-Funktion noch einfacher.
Dieser Beitrag wurde am 15.02.2022 im BVL-Blog veröffentlicht.
