Veronika Bauer - Business Development Managerin

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Der Kunde will ein Angebot! Welche Vorlage nehme ich nur?

Eigentlich sollte man sich freuen, wenn ein Kunde ein Angebot wünscht. Immerhin ist man dann einen Schritt näher an einem Auftrag.

Wäre doch die Erstellung des Angebotes an sich nicht so zeitintensiv und fehleranfällig.

Bei all den zahlreichen Logistik-CRM-Projekten, die ich bis jetzt begleitet habe, ist die Angebotserstellung immer ein eigenes Unterprojekt und in keinem Projekt gleich. Warum? Die Angebotserstellung und die Layouts sind in jedem Projekt unterschiedlich, auch wenn sich die einzelnen Komponenten an sich nicht unbedingt unterscheiden. Zudem gibt es bei den Speditionen nicht nur eine Angebotsvorlage, sondern teilweise viele verschiedene: Tagespreise, Tarifangebote (Raten), Rahmenangebote, oft pro Kunde und Sparte – Air, Sea, Road. Neben den verschiedenen Angebotsvorlagen, gilt es auch noch die häufigen Preisanpassungen zu beachten. 

Hat man kein Tool speziell für die Angebotserstellung oder das TMS-System bietet nicht den passenden Rahmen, greifen doch viele noch zu Word und Excel. 

Probleme:

  • Keine einheitlichen Vorlagen. Jeder SalesRep hat seine eigene Vorlage (teilweise Veraltete). 
  • Keine Auffindbarkeit: Was wurde wann bei wem angeboten?
  • Keine Nachverfolgung: Welche Angebote verlieren ihre Gültigkeit, sind jedoch noch offen?
  • Formatierungsprobleme 
  • Was sind die aktuellen Preise? Raten?

Was viele nicht wissen: Eventuell verfügen Sie bereits über ein Angebotstool in Ihrem CRM-System!

Es ist offensichtlich, dass ein logistikspezifisches CRM eher in der Lage ist, die Komplexität der Angebote in der Logistik abzubilden als ein Branchenneutrales. 

Das logistikspezifische LOGO CRM verfügt über einen modularen Offert-Baukasten, der über verschiedene Angebotstypen und Formate beinhaltet.

Beispielsweise verfügt der Offert-Baukasten über folgende Komponenten:

  • Ratenblätter und Tarife
  • Margen
  • Produkte und Preislisten
  • PDF-Blöcke für Nebengebühren 
  • Zentrale Hinterlegung für Word und Excel-Vorlagen mit Textmarken

Der Offert-Baukasten des LOGO CRM ist genauso flexibel und vielfältig, wie die Angebote der Logistik. 

Neben der Zeitersparnis und Fehlerminimierung die erreicht werden können, ist ein weiterer großer Vorteil die strukturierte Hinterlegung der Angebote in den Kundenakten mit OPN-Status und Gültigkeiten. 


Anzahl Angebote pro Kunde und OPN (Offen – Positiven – Negativ) 

Als Quick-Win bietet sich hier die Erstellung eines Angebotes per E-Mail an. Wird dem Kunden beispielsweise ein Angebot per E-Mail gesendet, kann dadurch im CRM automatisch ein Dokument des Typs „Angebot“ erstellt, welches in der richtigen Kundenakte zu finden ist. Diese Art der Erstellung verhindert bei den SalesReps Mehrarbeit und wird gerne für die Tagespreise genommen, die sonst nur in den einzelnen E-Mail-Postfächern zu finden sind. Unstrukturiert und nicht Nachverfolgbar. 

Durch die Komplexität der Angebote, bietet sich eine schrittweise Implementierung der Angebotserstellung im CRM an. Diese könnte wie folgt aussehen:

  • Quick-Win: Tagespreis oder Angebot per E-Mail erstellen
  • Mit kleinem Aufwand sehr professionell: Word-Vorlagen für die verschiedensten Arten von Angeboten in verschiedenen Sprachen im CRM hinterlegen
  • Top-Level-Lösung: Berechnungen im CRM
  • Alternativ: Kopfdaten und Status von Offerten aus dem TMS per Schnittstelle übernehmen

Die Herausforderungen der Logistik-Angebote füllt wahrscheinlich ganze Bücher. Um diese Komplexität in einer Software abzubilden, ist es manchmal notwendig sich nicht in Details zu verlieren, sondern Prozesse soweit es geht zu vereinheitlichen, ohne dabei sein CI zu verlieren. Mit dem richtigen Partner, der die verschiedenen Arten und Komponenten der Logistik-Angebote versteht, haben Sie Ihren Angebotsprozess so gut wie abgebildet – unkompliziert und smooth. In Angebotsworkshops werden Ihre unterschiedlichen Angebote evaluiert und Ihre Prozesse optimal in der Software implementiert.

Dieser Beitrag wurde am 15.03.2022 im BVL-Blog veröffentlicht.

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