Tender-Management: Erfolgreich Geschäfte ausbauen

XXL-Themenheft DVZ 2018 „Wir sind Logistik“,
Thema Tender-Management 

In ihrem diesjährigen XXL-Themenheft beleuchtet die DVZ zahlreiche Prozesse in der Logistik und vergleicht sie mit Abläufen beim Hausbau. LOGO consult wurde zum Thema Tender-Management um einen Beitrag gebeten. Ein Teil davon wurde im XXL-Themenheft abgedruckt. Den ganzen Text des Artikels finden Sie hier.

Die Tender-Baustelle: Erfolgreich Geschäfte ausbauen mit Planung, Steuerung und Kommunikation

Ein mittelständisches Logistikunternehmen möchte sich vergrößern. Die Inhaber haben lange überlegt, ob die Investition der richtige Schritt ist, um das Unternehmen konkurrenzfähig zu halten und in die Zukunft zu führen. Ein neuer Unternehmenszweig wird aufgebaut. Zu bestehenden Lagerhallen, Bürogebäuden, Betriebshof und Werkstätten soll ein neues Hochregallager kommen. State of the art mit automatisierten Staplern, vollautomatisch gesteuert, eine große Investition in die Zukunft.

Nennen wir die Firma TopLogistik.

Die Geschäftsleitung von TopLogistik hat ein Grundstück im Auge, ein Architekt soll die Planung übernehmen, eine Baufirma die Umsetzung, ein Intralogistik-Dienstleister wird die Ausstattung des Lagers übernehmen. Alle müssen von Beginn an zusammenarbeiten. Es darf in der Planungsphase nichts übersehen werden. Das Budget muss eingehalten werden, ein Zeitplan wird aufgestellt.

Endlich geht es los: der erste Spatenstich. Feierlich steht die Führungsriege auf dem Baugelände und jetzt muss alles klappen.

Wir können uns vorstellen, was bei TopLogistik los ist, bis das Lager fertig ist und alle Prozesse laufen.

Ein idealer Mittelweg zwischen Qualität und Preis wird gesucht. Die Gewerke werden vergeben und der Bauleiter achtet darauf, dass die verschiedenen Subunternehmer ideal getaktet sind. Ein Polier überwacht die Bauarbeiten und steuert alle Handwerker.

Wenn unerwartete Verzögerungen auftauchen, muss rechtzeitig Alarm geschlagen werden. Wenn der Baugrund nicht so stabil ist wie erwartet, müssen schnell die Risiken abgewägt und eventuell die Pläne geändert werden.

Ohne eine gute Kommunikation zwischen allen Beteiligten und ohne Transparenz über Risiken, Status und Zeitplan kann es nicht funktionieren.

Ähnlich ist es, wenn ein Logistikunternehmen sich an einem Tender beteiligt.

Eine Ausschreibung wird bekannt. Ob sie über eine Plattform kommt oder ob der Kunde sie selber veröffentlicht macht einen großen Unterschied. Ob die Ausschreibung von einem Bestandskunden kommt oder ob es noch keine Geschäftsbeziehung gibt, bestimmt die Vorgehensweise.

Manchmal gehört die Ausschreibung zu einem Kunden, der mit der aktuell betroffenen Abteilung noch gar kein Geschäft macht, aber ein sehr wichtiger Kunde einer anderen Abteilung ist. Zum Beispiel ist es eine Ausschreibung für Landverkehre und der Kunde ist bislang nur mit Luftfracht vertreten.

Ein Mitarbeiter, der Kenntnis von der Ausschreibung erhalten hat, erfasst die Eckdaten. Abhängig davon, für welchen Unternehmensbereich der Tender gilt, werden die Basisdaten an einen Entscheider weitergegeben. Dieser hat die Aufgabe hat abzuklären, ob das Unternehmen sich an der Ausschreibung beteiligen soll oder nicht. Hierfür sind viele Faktoren wichtig, die möglichst schon im ersten Schritt recherchiert und kommuniziert wurden.

Das ist ganz ähnlich wie bei TopLogistik, wenn die Führungsmannschaft die Entscheidung fällen muss, ob das neue vollautomatische Lager gebaut werden soll:

• Passt der Zeitrahmen?
• Sind genügend Kapazitäten vorhanden?
• Sind Equipment und Sicherheitsanforderungen OK?
• Passen die technischen Anforderungen?
• Wie hoch ist die Aussicht auf Erfolg?
• Wer sind die Mitbewerber und was sind ihre Vor- und Nachteile?
• Wie hoch wären Umsatz und Gewinn?
• Besteht eine Chance auf Gewinn des Tenders mit kostendeckenden Preisen?

Wenn der Tender-Verantwortliche entschieden hat, dass das Unternehmen sich bei der Ausschreibung beteiligen soll, wird die interne Kommunikation gestartet.

Der Tender wird in Subtender aufgeteilt, die verschiedene Unternehmensbereiche, Mitarbeiter oder Agenten bearbeiten müssen. Jeder Subtender hat eine Deadline, damit die Abgabe des Gesamt-Tenders pünktlich möglich ist. Die Versicherungs- und Finanzexperten müssen ihre Einschätzung abgeben. Die IT muss klären, ob alle Voraussetzungen gegeben wären.

Subtender kann man sich wie die Gewerke auf der Baustelle vorstellen. Wenn die Zahnräder nicht einwandfrei ineinandergreifen, kommt es zu Problemen. Wenn die Fertigteile der Wände und Decken schon geliefert werden, bevor die Bodenplatte fertig ist, können sie nicht gleich verbaut werden. Wenn die Elektroinstallation noch nicht fertig ist, können die Transportbänder nicht angeschlossen werden.

Genauso kann der Gesamttender nicht abgegeben werden, wenn eine Landesgesellschaft nicht pünktlich ihre Zahlen einreicht.

So wie der Bauleiter vom Polier die Informationen erhält, wenn der Zeitplan nicht eingehalten werden kann, muss der Tenderverantwortliche rechtzeitig die Informationen erhalten, wenn es irgendwo hakt oder eng wird.

Hier kann ein gutes Tender-Management-Tool helfen. Mit plakativer Visualisierung und proaktiven Alarmen sowie Eskalationsstufen kann der Tender-Verantwortliche schnell erkennen, ob alles im grünen Bereich ist oder ob er eingreifen muss. Die Tender-Beteiligten haben gemeinsamen Zugriff auf die Planung und sehen ebenfalls immer den aktuellen Status, die Deadlines und die vom Tender-Verantwortlichen eingetragenen Erfolgschancen.

Wer als Bauleiter keinen zuverlässigen Polier hat, steht auf verlorenem Posten. Ähnlich geht es vielen Tender-Verantwortlichen, die durch mangelnde Kommunikation und Transparenz oft erst zu spät erkennen, dass sie keine Chance mehr haben, die Ausschreibung zu gewinnen. Anders als auf der Baustelle kann hier aber Technologie helfen.

Ein gutes Prozess-Management, auf das Unternehmen zugeschnittene Workflows, Visualisierungen und proaktive Alarme können solche Probleme verhindern.

Ich bin der Bauleiter, der alles koordinieren soll. Ich bin Vertreter von LOGO consult, Hersteller der Standard Logistik CRM Lösung LOGO CRM. Mit unserem Tender-Management-Tool sollen wir technologisch die Tender-Bearbeitung unterstützen.

Ich befrage einen „Bauherrn“, für den ich die Aufgabe übernommen habe, die Planung und Durchführung einer Ausschreibung gut zu organisieren und zu überwachen.

Sein ist Tagesgeschäft die Organisation von Logistik-Tendern: Marc Pinheiro, Managing Director, M&M air sea cargo GmbH

• LOGO: “Herr Pinheiro, Wo liegen die größten Herausforderungen beim erfolgreichen Bearbeiten von Logistik-Tendern?”
  • Zu verstehen was denn der Kunde wirklich will. Meistens wurde Kommuniziert, dass man die „Eierlegendewollmilchsau“ möchte, jedoch in Wirklichkeit nur ein „Huhn“ bezahlen will. Außerhalb der „kalten Materie Kosten“ die Bedürfnisse und Wünsche des Kunden zu berücksichtigen, ist die eigentliche Herausforderung.

• LOGO: “Welche Faktoren haben in der Vergangenheit dazu geführt, dass Sie mit dem Ausgang eines Tenders unzufrieden waren?”
  • Mangelnde Information um erfolgreich einen Tender vor Bearbeitung zu bewerten. Durch Bewertung und Analyse kann man Kosten/Nutzen der Bearbeitung eines Tenders abwägen und damit eine höhere Gewinnchance erzielen.

• LOGO: “Warum ist die Bearbeitung von Ausschreibungen in der Logistik längst zu einer strategischen Managementaufgabe geworden, um Unternehmen profitabel auszurichten?”
  • Es bedarf strategisch- und produktgeschulte Mitarbeiter (Spezialisten) um erfolgreicher und profitabler Ausschreibungen zu gewinnen. Im Logistikumfeld ist der Wettbewerb durch die Masse der Anbieter sowie der stringente Spardruck der Kunden härter geworden. Entscheidungen über Profitabilität sind nunmehr Management-Aufgaben geworden … auch Nicht-Profitabilität um Geschäft zu sichern ist eine Management-Aufgabe.

• LOGO: “An welcher Stelle kann Technologie Sie dabei unterstützen, besser zu werden?”
  • Digitalisierung! Daten ordentlich, einfach und präzise zu speichern, diese dann zu analysieren und daraus ableitend die Dienstleistungslösung kundenorientiert zu erstellen.

• LOGO: “In welche Richtung laufen die Ausschreibungen in der Logistik in den kommenden Jahren?”
  • Leider in die falsche! Digitalisierung ist nicht immer positiv. Ausschreibungen laufen über E-Plattformen. Sind preis- und nicht lösungsorientiert. Tender verlieren so den menschlichen „touch“ und durch eine elektronische Übermittlung der Antworten zu einer Ausschreibung kann keine Kundenbeziehung aufgebaut werden.

• LOGO: “Was wird wichtig neben dem Preis?”
  • Qualität, Integrität (der Daten)! Jedoch in meisten Fällen auf einem klar definierten Preislevel.

• LOGO: “Wie lassen sich Tender schneller und profitabler bearbeiten als bisher?”
  • Eine gute und qualifizierte Bearbeitung einer Ausschreibung fängt meist dann an, wenn eine Ausschreibung gewonnen oder verloren wurde. Vorbereitung für die kommende Ausschreibung! Zeit ist da weniger der Faktor als Qualität, Lösungsfindung, dass zusammenschnüren des Paketes das den Logistikanbieter, neben den „richtigen“ Preis, klar als Gewinner definiert.
    Profitabler kann man die Arbeit der Ausschreibung nicht machen. Im Gegenteil. Spezialisten/Zeit/Arbeit kosten Geld. Aber es lohnt sich.

• LOGO: “Und was wird mit dem Faktor „Vertrauen“, der auf dem Bau – wie auch (früher) in der Logistik – noch häufig eine Rolle spielt? Ein Handschlag und ein Geschäft ist besiegelt. Gibt es das noch? Vertrauen und Erfahrung lassen sich in Ausschreibungen nur schwer fassen und dann bewerten.”
  • Vertrauen spielt bei der etwas älteren Generation im Einkauf eine Rolle. Hier heißt das Schlagwort wieder Integrität. Heutige sogenannte Einkaufsspezialisten schauen jedoch kaum über den Bildschirmrand hinaus. Preis und Kostenersparnis stehen im Vordergrund. Durch Lastenhefte werden Qualitätsvorgaben definiert die dann per Malus/Bonus bewertet werden. E-bidding à la Ebay auf sogenannten Plattformen steht meist im Vordergrund. Da ist es fast ausgeschlossen, eine Vertrauensbasis aufzubauen.

Bauherr, Bauleiter und Handwerker haben es also nicht leicht, wenn es um die Geschäftserweiterung über Ausschreibungen geht.

Digitalisierung ist Fluch und Segen zugleich. Bei den internen Prozessen ein Segen, bei der Vergabeentscheidung durch mangelnde Individualität eher ein Fluch.

Der wahre Kundenwunsch spielt wie Herr Pinheiro sagt auch bei Tendern eine wichtige Rolle. Wer den CRM-Gedanken wirklich aufgenommen hat, ist in allen Verkaufsaktivitäten auf der Suche nach dem, was der Kunde benötigt, was ihn antreibt, welche Sorgen er hat und mit welchen Leistungen oder Kenntnissen das eigene Unternehmen den entscheidenden Unterschied für den Kunden machen könnte.

Eine klare, nicht überladene und leicht verständliche Darstellung und Bearbeitung der Tender-Daten im CRM hilft allen Beteiligten, effektiv und strukturiert zu arbeiten.

Gute Dokumentation früherer Ausschreibungen und früherer Gespräche mit dem Kunden können bei der Einschätzung eines Tenders behilflich sein.

Automatisch aus den Sendungs- und Potential-Daten des Kunden gezogene Informationen unterstützen den Tender-Verantwortlichen dabei, über eine Teilnahme zu entscheiden.

Gute Strukturierung der Tender-Daten hilft dabei, den Überblick zu bewahren.

Ampeln, die regelbasiert automatisch auf rot, gelb oder grün geschaltet werden, haben Signalcharakter und unterstützen das Tender-Team.

Workflows und Hintergrundberechnungen verhindern, dass aufgrund unbekannter Daten Fehler gemacht werden.

Ein gutes Rechtekonzept sorgt dafür, dass alle Beteiligten genau die Informationen sehen können, die sie für ihren Teil des Tenders benötigen.

Durch eine verbesserte interne Kommunikation und bessere Transparenz wird die E-Mail-Flut zu Tendern stark vermindert und es wird viel Zeit gespart.

Mit guter Planung, Steuerung und Kommunikation können Tender erfolgreich bearbeitet werden und die Tender-Baustelle läuft „wie am Schnürchen“.

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+++ Beginn INFOBOX +++ Tender-Management +++

Tender-Management: Organisatorische und kalkulatorische Aufgabe

Tender-Management stellt für fast jeden Dienstleister eine logistische Herausforderung dar, denn viele Beteiligte müssen in kurzer Zeit präzise zusammenarbeiten und dabei exakt kalkulieren.

Diese fünf Tipps helfen zur erfolgreichen Angebotsabgabe:

• Entschlossen vorqualifizieren
  Die Tenderkalkulation erfordert hohe Aufmerksamkeit und bindet viele Beteiligte. Aber ein Dienstleister kann nicht jeden Tender sinnvoll bedienen. Schätzen Sie Ihre Ressourcen ein, qualifizieren Sie den Tender vor und treffen Sie eine verbindliche Entscheidung: Mitbieten oder nicht? Weniger ist dabei mehr. Nur, was man wirklich abdecken kann, sollte auch angeboten werden.
• Straff organisieren
  Einen Tender können Sie nur gewinnen, wenn Sie Ihre Ressourcen optimal einsetzen: Kosten und Preise rasch kalkulieren, Daten zusammenführen, ein transparentes wettbewerbsfähiges Angebot erstellen und sämtliche Unterlagen rechtzeitig abgeben. Kurz: Der Prozess muss stimmen und alle Beteiligten müssen eng zusammenarbeiten. Besonders bei internationalen Tendern mit unterschiedlichsten internen und externen Beteiligten oft eine sportliche Herausforderung. Je strukturierter Sie arbeiten, umso überzeugender wird das Ergebnis. IT-Unterstützung hilft den Prozess zu systematisieren und schafft gleichzeitig Transparenz.
• Exakt kalkulieren
  Tendern macht Ihnen nur Freude, wenn im Tagesgeschäft die Ergebnisse stimmen und Sie mit Ihren Kunden auch Geld verdienen. Um das zu gewährleisten, müssen Sie von vornherein Ihre Daten im Griff haben und schnell, vor allem aber exakt, kalkulieren können. Damit das gelingt, müssen sämtliche Leistungserbringer zügig und termingerecht ihre Konditionen übermitteln. Gleichzeitig sollten Sie in der Lage sein, Simulationen zu rechnen, die Ihnen je nach Tarif Ihre Marge ausweisen. Für beide Aufgaben gibt es Tools, die Ihre Performance verbessern.
• Transparent anbieten
  Ihr Angebot überzeugt, wenn Ihr Kunde den Preis nachvollziehen kann und Ihr Alleinstellungsmerkmal deutlich wird. Kalkulieren Sie mit offenen Büchern – dann gibt es auch keine Diskussion über Ihre Kosten. Denn Transparenz gewinnt. Und auf dieser Basis vermitteln Sie auch am besten Ihre individuellen Stärken und schaffen Vertrauen.
• Konsequent bleiben
  Wenn Sie entschieden haben, auf einen Tender anzubieten, heißt es: durchziehen! Je mehr Beteiligte, umso komplexer der Prozess – aber schon ein Ausfall nimmt Ihnen den Erfolg. Und der erste Schuss muss sitzen! Verhindern Sie Taktieren. Alle Mitspieler aus Ihrer Organisation müssen an einem Strang ziehen. Prozessunterstützende Tools verbessern nicht nur das Tender-Management, sie schaffen auch darüber Transparenz. Wer nicht mitmacht, fällt dann auf.

Quelle: A’PARI Consulting GmbH

+++ Ende INFOBOX +++ Tender-Management +++

Autorin: Dorothee Gabor, Vorstand Business Development bei LOGO consult AG. www.logo-consult.com

Co-Autoren:

Marc Pinheiro, Managing Director M&M air sea cargo GmbH

Rainer Hoppe, Geschäftsführender Gesellschafter, A’PARI Consulting GmbH